Ta eget ansvar. Involvera många. Och gör det enkelt. Det var slutsatserna från det frukostseminarium Mål med mening som PwC organiserade tillsammans med Civos. Där diskuterade Agneta Gustavsson, lektor vid Örebro Universitet, Fredrik Kron, chef för Opion och Påverkan på Svenska sektionen av Amnesty International och Johan Sverker, rådgivare och specialist på ledning och styrning inom den ideella sektorn på PwC.
Den ganska tidiga timmen till trots var Odd Fellows lokal i Visby välfylld med ca 70 deltagare från den ideella sektorn i Sverige.
Fredrik började med att betona vikten av att ständigt gå tillbaka till sitt ändamål för att inte tappa fokus på det som är viktigt i organisationen. Ha sa också att han uppfattar att många ideella organisationer kännetecknas av en tesked av planering och oceaner av verksamhet och att sektorn skulle nå ännu bättre resultat med mer av planering. Johan tog upp att ideella organisationers ändamål ofta tydligt beskriver den vision, dvs. den förändring man vill bidra till att åstadkomma. Vilka aktiviteter som ska göras är också klart, det är stegen på vägen mellan vardagsarbete och vision som ofta är oklara. Fredrik fyllde på med att betona vikten av en röd tråd ”hela vägen” från det vi gör till det vi vill åstadkomma. Agneta menade att på grund av ändamålets visionär karaktär ofta är svårt att veta ”när vi lyckats” i en ideell organisation.
Agneta tog Röda Korset som exempel. Deras mål är att lindra lidandet i världen vilket är svårt att mäta. Forskning från USA talar om att organisationer på flera nivåer. Kapacitetsmål och aktivitetsmål är ”lätta att mäta”, utmaningen ligger i att hitta mätbara mått för genomslagskraft. Fredrik menade att även Amnestys direkta måluppfyllelse är svår att mäta pga det finns andra aktörer och händelser som påverkar t.ex. lagstiftning om dödstraff. Han uppmanade samtidigt åhörarna ”att ta hem segrar och fira dem”. Det är trots allt ett mycket stort antal länder som avskaffat dödsstraffet under de 50 år som Amnesty verkat.
Nästan alla organisationer har en verksamhetsplan, men många behöver utveckla sin målstruktur för att skapa den röda tråden från aktivitet till ändamål. Agneta berättade att ett sätt att skapa detta är att arbeta med ”surrogatmål”, dvs. mätbara mål som är tillräckligt nära de mjuka värden man ofta strävar efter i ideella organisationer. Inom Amnesty arbetar man t.ex. med olika mål avseende dödstraffet. I länder där möjligheterna är goda är avskaffande av dödsstraffet ett mål, i andra länder som t.ex. Kina är målet att minska antalet brott som kan ge dödsstraff. Dessa är då att se som delmål på vägen mot slutmålet.
Panelen diskuterade även riskerna med att sätta mål och att näringslivets mönster för styrning blir vanligare inom det civila samhällets rapportering. Det finns en risk att man mäter det som kan mätas, istället för det som är viktigt och att mätningen i sin tur påverkar vad som görs i organisationerna. Å andra sidan är riskerna stora för att man blir sin verksamhet och fortsätter att göra det man alltid gjort om det inte finns mål för de effekter en ideell organisation vill uppnå. En annan ytterlighet är att målen blir för visionära och inte går att mäta. Det leder till att man varken vet om man uppnått målen eller arbetat och använt resurser på ett effektivt sätt.
Agneta illustrerade detta med att berätta om en ideell second handverksamhet som inte alls säljer begagnade varor utan där det viktiga värdet är möten som skapas med människor. Resultatet av mötet ”mäter man” genom att det syns i ögonen när kontakt uppstår. Inom detta och liknanden områden behöver organisationer hitta metoder för att samla in data och berätta om hur man uppnår sina ”mjuka” mål.
Panelen var enig om viktigen av att skapa en god, trovärdig och engagerande berättelse och det även här finns en röd tråd som visar på och berättar om både framgångar och motgångar. Agneta berätta om goda exempel där organisationer i sin verksamhetsberättelse kopplade ihop sitt ekonomiska resultat med en berättelse om vad man åstadkommit. Fredrik lyfte fram vikten av ”success stories” som både engagerar och kan fungera som mått på måluppfyllelse.
Johan berättade att han upplever en brist i många organisationer, både ideella och kommersiella, är att mål och uppföljning inte hänger ihop. Ett visdomsord från en amerikansk ”kvalitetsguru” lyder ”Inga mål utan mätning, ingen mätning utan analys, ingen analys utan åtgärd”. Målen blir på så sätt nära kopplade till verksamhetsutveckling och lärande i organisationen – ytterligare ett värde med tydliga mål. Allra bäst blir det när en organisation är lika tydlig med att redovisa mål som inte uppfyllts och vad man lärt av det som med att redovisa framgångar och vad man lärt av det.
Från deltagarna ställdes frågor om styrelsens roll och hur den ideella organisationens demokratiska styrning kan kombineras med målstyrning. Johan önskade att styrelser i ideella organisationer ”vågade” styra mer och styra på rätt nivå. Styrelsen är utsedd av medlemmarna och svarar för den löpande demokratiska styrningen. Styrelsen har ett ansvar för att prioritera verksamheten genom att sätta tydliga mål. I det arbetet behövs också mod för att våga vara tydlig med vad som inte kan prioriteras. Fredrik berättade att det kan innebär att ta ”fighten” på årsmöten när det ofta kommer nya förslag. Styrelsen måste vara tydlig med hur man ser på prioritering och att allt inte kan prioriteras samtidigt. Att prioritera allt lika mycket är som att inte prioritera alls. För att spetsa till det finns då en risk för att alla gör det de själva tycker är viktigt och är det då en organisation längre? Fredrik rekommenderade att man tydlig på att styrelsen roll är att ange vad som ska åstadkommas medan kansliorganisationen svarar för hur det ska göras.
När dagens moderator Hanna Hallin chef på Sektor lät panelen sammanfatta och ge råd att tänka på till deltagarna var de tre viktigaste punkterna
- Ta eget ansvar för att redovisa och bevisa de värden ni skapar, fritt från andras krav på organisationens redovisning.
- Involvera många i organisationen i att sätta, följa upp och redovisa mål
- Gör det enkelt – ha inte fler mål än ni klarar av att ”sköta om”.
